1. Objectif et portée

L'Association canadienne des télécommunications sans fil (« l'ACTS » ou « l'Association ») a à cœur de respecter la vie privée de quiconque est en relation avec elle. L'énoncé de principes qui suit indique sa politique et ses pratiques à l'égard de la collecte, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels.

Ces principes visent tout renseignement personnel recueilli par l'ACTS auprès d'un particulier y adhérant ou collaborant avec elle, maintenant ou dans l'avenir, ou lui étant fourni à son sujet, et, dans l'ensemble, tout renseignement personnel venant en sa possession. Ils ne concernent pas les renseignements à caractère professionnel, les renseignements sur les entreprises ni les données d'ensemble à partir desquelles il est impossible de déterminer l'identité d'un individu. L'ACTS se réserve le droit d'utiliser des données d'ensemble comme elle le juge convenir.

Pour toute précision concernant : i) l'accès aux renseignements personnels; ii) la collecte, l'utilisation, la gestion ou la communication de renseignements personnels par l'ACTS; iii) le présent énoncé, communiquer avec la Chef de l’exploitation, à l'ACTS même, au 130, rue Albert, bureau 1110, Ottawa (Ontario)  K1E 2T7, au (613) 233-4888, poste 206, ou à dfarnes@cwta.ca .

2. Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

Les définitions qui suivent s'appliquent au présent énoncé.

« membre » Personne morale dont l'adhésion à l'ACTS a été acceptée ou qui demande à adhérer à l'ACTS.

« renseignement personnel » Tout renseignement, quelle qu'en soit la forme, concernant un particulier dont l'identité est connue ou peut le devenir grâce à lui. Sont exclus les renseignements à caractère professionnel.

La présentation de renseignements personnels à l'ACTS constitue un consentement implicite à leur collecte, utilisation et communication par l'Association conformément à la présente politique de protection de la vie privée. Quiconque n'accepte pas ces conditions est prié de s'abstenir de fournir de tels renseignements à l'Association. Il est à noter toutefois que cette dernière peut, en pareil cas, être dans l'impossibilité d'assurer ses services à l'intéressé.

L'ACTS se sert des renseignements personnels qui lui sont fournis de vive voix ou par écrit pour :

• Traiter les demandes d'adhé sion;

•  Inscrire les intéressés à des cours ou à des colloques;

• Abonner les intéressés à différentes publications;

• Gérer ses relations avec les intéressés;

• Donner suite aux demandes de numéro abrégé;

• Répondre aux demandes de renseignements;

• Dresser des répertoires ou listes, qui sont mis à la disposition d'autres membres ou d'organismes dignes de confiance avec lesquels elle entretient des relations;

• Se conformer à des exigences juridiques ou réglementaires;

• Satisfaire à d'autres besoins du genre de ceux qui précèdent et à ses propres besoins généraux.

L'utilisation de renseignements personnels par l'ACTS se limite aux besoins susmentionnés. De plus, à moins que la loi ne l'autorise, l'Association ne recueille aucun renseignement de la sorte sans avoir d'abord obtenu le consentement de l'intéressé à sa collecte, à son utilisation et à sa diffusion.

Elle s'adresse dans la mesure du possible à l'intéressé pour obtenir tout renseignement personnel le concernant.

L'ACTS peut communiquer des renseignements personnels à des organismes ou individus assurant des services pour son compte. Elle veille alors, par des dispositions contractuelles et autres, à ce que tout agent, entrepreneur ou fournisseur susceptible de se voir communiquer de tels renseignements dans le cadre de la prestation des services en cause convienne de limiter ces renseignements aux usages qu'elle lui indique.

Dans certains cas, l’organisme ou l’individu assurant des services pour le compte de l’ACTS pourrait se trouver en-dehors du Canada. Conséquemment, certains renseignements personnels recueillis par l’ACTS pourraient être conservés dans des pays autres que le Canada, où les lois sur la protection des renseignements personnels pourraient offrir des niveaux de protection différents de ceux du Canada et où les renseignements personnels pourraient être accessibles ou communicables aux forces policières compétentes.

D'autre part, il peut y avoir des cas où l'utilisation ou la communication de renseignements personnels par l'ACTS sans le consentement de l'intéressé est justifiée ou permise, voire obligatoire. Il peut en être ainsi lorsque, par exemple :

• La loi ou une ordonnance ou prescription d'un tribunal judiciaire ou administratif ou d'un autre organisme gouvernemental l'exige;

• L'ACTS a de bonnes raisons de croire que c'est nécessaire pour assurer la sécurité ou protéger les droits, la vie privée ou les biens d'une personne ou d'un groupe identifiable;

• C'est nécessaire pour le calcul ou la collecte de droits;

• C'est nécessaire pour permettre à l'Association de se prévaloir des recours existants ou de limiter les préjudices auxquels elle est exposée;

• Les renseignements relèvent du domaine public.

Le cas échéant, l'ACTS ne communique que les renseignements strictement nécessaires.

3 . Exactitude

L'ACTS s'efforce de faire en sorte que les renseignements personnels qu'elle détient sont aussi exacts, actuels et complets que possible pour les besoins auxquels elle les destine.

4 . Conservation

L'ACTS ne garde les renseignements personnels recueillis qu'aussi longtemps qu'il le faut pour les besoins ayant motivé leur collecte. Cette période varie selon le produit ou le service visé et la nature des renseignements mêmes. Elle peut se prolonger au-delà de la relation entre l'Association et l'intéressé, mais ne dure que le temps voulu pour assurer à l'Association l'information nécessaire pour résoudre toute question susceptible de se poser par la suite. L'ACTS détruit ou dépersonnalise les renseignements personnels qu'elle détient, dès qu'elle n'en a plus besoin.

5. Sécurité

L'ACTS veille à assurer la sécurité matérielle, administrative et technique de ses locaux et de ses installations de stockage de l'information de manière adéquate, afin d'empêcher l'accès non autorisé aux renseignements personnels qu'elle détient, ainsi que leur perte, leur mésusage, ou leur communication ou modification sans autorisation.

L'Association protège également les renseignements personnels en sa possession, en en restreignant l'accès à ceux de ses employés qui, de l'avis de ses dirigeants, en ont besoin pour la prestation des services qu'elle offre.

6 . Visite des sites Web de l'ACTS

L'ACTS recueille des renseignements sur les internautes rendant visite à ses sites Web ( www.cwta.ca, www.txt.ca, www.transferabilitesansfil.ca, www.recyclemoncell.ca, www.ambersansfil.ca). Elle se sert pour ce faire d'un témoin (communément appelé « cookie »), c'est-à-dire d'un fichier ou document qui peut être stocké dans le disque dur de l'ordinateur de l'internaute au moment de sa visite. Ce témoin peut indiquer que le visiteur a déjà fourni des renseignements personnels et, en conséquence, aider à accélérer les échanges. Certains témoins sont temporaires ou « volatiles » : les renseignements qu'ils contiennent sont effacés dès que l'internaute quittent son navigateur Web ou ferme son ordinateur. Ils servent à faciliter la navigation des sites Web visités et à recueillir des données statistiques d'ensemble. Le serveur Web de l'ACTS emploie ce genre de témoins.

Il existe aussi des témoins dits « persistants ». Il s'agit de données plus permanentes qui sont stockées dans le disque dur de l'ordinateur du visiteur et y demeurent à moins que celui-ci ne les suppriment. Les témoins persistants ont diverses utilités : ils ils peuvent servir à récupérer des renseignements (tel un mot de passe) fournis antérieurement, aider à déterminer les zones du site Web auxquelles un visiteur accorde le plus de valeur et personnaliser l'accès au site selon les goûts du visiteur. Le serveur Web de l'ACTS emploie également ce genre de témoins.

L'ACTS ne partage avec personne les renseignements personnels obtenus au moyen de témoins.

La plupart des navigateurs Web sont réglés d'emblée pour accepter les témoins. L'internaute peut toutefois en modifier le réglage pour rejeter les témoins ou être automatiquement informé de leur envoi.

L'ACTS n'est pas maître du contenu des sites Web accessibles à partir de ses propres sites. Il est recommandé de lire la politique de protection de la vie privée assortie à tout site Web visité.

7. Accès aux renseignements personnels

L'ACTS permet, dans une mesure raisonnable, à tout individu au sujet duquel elle détient des renseignements personnels d'avoir accès à ces renseignements et de les revoir.

Lorsque quelqu'un croit que des renseignements personnels le concernant sont incorrects, il peut en demander la mise à jour en communiquant avec la responsable indiquée ci-dessus à la section 1. L'ACTS se réserve le droit de ne pas modifier des renseignements personnels, mais y joindra tout texte de nature raisonnable que l'intéressé jugera approprié. Il est également possible de demander à l'Association de supprimer des renseignements personnels de ses dossiers ou de ses systèmes. Il se peut toutefois, en raison de contraintes techniques et des copies de sauvegarde produites, que ces renseignements demeurent quelque part en mémoire dans les systèmes de l'Association après leur suppression. Il ne faudrait donc pas s'attendre que les renseignements personnels visés soient entièrement retirés des systèmes de l'Association même si la demande de suppression a été acceptée.

L'ACTS se réserve en outre le droit de refuser l'accès à des renseignements personnels, quand :

a) Cela entraînerait i) la communication de renseignements personnels concernant un autre individu, vivant ou mort (y compris la communication de ses opinions) ou ii) celle de secrets de commerce ou d'autres renseignements commerciaux confidentiels dont la divulgation pourrait faire tort à l'Association ou à la compétitivité d'un tiers ou encore nuire à des négociations d'ordre contractuel ou autre de l'Association ou d'un tiers;

b) Les renseignements font l'objet du secret professionnel de l'avocat ou sont protégés par le caractère privilégié d'une procédure judiciaire;

c) Leur extraction supposerait un travail et des frais démesurés par rapport à leur nature ou à leur valeur;

d) Les renseignements n'existent pas, l'Association ne les détient pas ou ne peut les retracer;

e) Il y a raisonnablement lieu de croire que cela risque i) de nuire beaucoup au traitement ou au rétablissement de l'intéressé, ii) de causer un grave préjudice moral à l'intéressé ou à un autre individu ou iii) de mener à de graves dommages corporels pour un autre individu;

f) Cela peut nuire ou faire obstacle à l'application de la loi ou aux fonctions d'enquête ou de réglementation d'un organisme habilité par la loi à exercer de telles fonctions;

g) Cela est justifié, pour tout autre motif prévu par les lois pertinentes.

Le cas échéant, l'Association informe le demandeur des motifs de son refus.

Lorsque l'Association accepte de communiquer les renseignements demandés, elle le fait dans un délai raisonnable, et au plus tard 30 jours après avoir reçu la demande.

L'ACTS ne donnera pas suite aux demandes à caractère répétitif ou vexatoire. Elle tiendra compte notamment de la fréquence des mises à jour, ainsi que de la nature et de l'objet des renseignements tenus pour déterminer la répétitivité ou le caractère vexatoire d'une demande.

Avant d'accorder l'accès à des renseignements personnels ou d'accepter de modifier ceux-ci, l'Association demandera assez de renseignements pour être en mesure de confirmer l'identité du demandeur et d'empêcher ainsi les demandes frauduleuses.

8. Modification de la politique et des pratiques de l'ACTS

Les principes énoncés ci-dessus entrent en vigueur le 1 er  janvier 2004. L'ACTS les révisera de temps à autre. Le cas échéant, avis des modifications apportées sera transmis aux membres et autres intéressés par les moyens qui conviennent, et les modifications s'appliqueront à la fois aux renseignements que l'Association a déjà en main et à ceux qu'elle recueillera à compter de la date de sortie de l'énoncé révisé.